Quản lý thời gian hiệu quả bằng phương pháp nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

phương pháp nguyên tắc Pareto

Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông: trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

– 20% công nhân tạo ra 80% kết quả

– 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu

– 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố

– 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

Tất nhiên con số 80 – 20 không thể đúng tuyệt đối. Điểm mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác. Nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác. Việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể

Theo nguyên tắc Pareto, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra

Cách áp dụng nguyên tắc Pareto: Việc sử dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian rất đơn giản, chỉ cần áp dụng công thức sau:

Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu quả

Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức Nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và Hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất). Số thứ tự ưu tiên của công việc là kết quả của Nỗ lực chia cho Hiệu quả. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.

Ví dụ:

  • Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.

Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5

  • Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing

Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

  • Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin

Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *